Att tänka på när man ska fakturera en kund -

När du ska fakturera en kund finns det flera viktiga faktorer att tänka på för att säkerställa att fakturan är korrekt, professionell och uppfyller alla lagkrav. Här är en lista över de viktigaste sakerna att tänka på:

1. Rätt information på fakturan

En faktura måste innehålla viss information för att vara giltig och för att undvika problem med skatteverket. Här är vad du ska inkludera:

Fakturans nummer: En unik identifierare (vanligtvis löpande nummer).
Datum: Både fakturadatum och förfallodatum.
Säljare (du): Ditt namn eller företagsnamn, adress, telefonnummer, e-post och organisationsnummer (om du har ett företag).
Kundens uppgifter: Kundens namn (eller företagsnamn), adress och eventuellt organisationsnummer (om det gäller ett företag).
Beskrivning av varorna/tjänsterna: Tydlig beskrivning av det som faktureras, inklusive antal, enhetspris och totalpris.
Moms: Om du är momsregistrerad, specificera momssats och belopp. Om du inte är momsregistrerad ska detta tydligt framgå.
Totalt belopp: Ange totalbelopp inklusive moms (om tillämpligt).
Betalningsvillkor: Ange förfallodatum, betalningsmetod och eventuella dröjsmålsräntor vid försenad betalning.

2. Moms (om tillämpligt)

Momsregistrering: Om du är momsregistrerad måste du lägga på rätt moms på fakturan. Den vanligaste momssatsen i Sverige är 25 %, men det finns även lägre satser på vissa varor och tjänster (t.ex. 12 % för livsmedel och 6 % för böcker).
Exempel på moms: Om du fakturerar 1 000 kr för en tjänst och momsen är 25 %, ska fakturan visa ett totalbelopp på 1 250 kr (1 000 kr + 250 kr i moms).
Undantag för moms: Om du inte är momsregistrerad eller om tjänsten är undantagen från moms, ska detta tydligt framgå på fakturan (t.ex. ”Ej momspliktig”).

3. Betalningsvillkor

Förfallodatum: Ange ett tydligt förfallodatum på fakturan. Det kan vara ett specifikt datum eller ett antal dagar efter fakturadatum (t.ex. ”30 dagar netto”).
Betalningsmetod: Specificera hur kunden ska betala (banköverföring, Swish, kortbetalning etc.).
Dröjsmålsränta: Om kunden inte betalar i tid, har du rätt att ta ut en dröjsmålsränta. Ange det i fakturans villkor. Enligt lag kan räntan vara en viss procentsats per månad, men det kan också vara ett avtalat belopp.

4. Betalningsuppgifter

Se till att fakturan innehåller de korrekta betalningsuppgifterna:

Bankkonto eller Swish-nummer: Om betalning ska ske via banköverföring eller Swish, ange korrekt bankkontonummer eller Swish-nummer.
Bankgiro eller Plusgiro: Om du använder dessa betalningstjänster, inkludera rätt nummer på fakturan.

5. Kundens och din företagsstatus

Kundens status: Se till att din kund är en betalningsvillig enhet. För företag är det bra att kontrollera att kundens organisationsnummer och adress är korrekt innan fakturering.
F-skatt och FA-skattsedel: Om du fakturerar som egenföretagare (enskild firma, aktiebolag, etc.), måste du vara momsregistrerad och ha F-skatt. Om kunden inte har FA-skattsedel (för att fakturera utan företag) kan du använda en faktureringstjänst där de kan fakturera genom ett bemanningsföretag eller faktureringstjänst.

6. Tydlig beskrivning av varan eller tjänsten

Beskriv alltid produkterna eller tjänsterna på ett tydligt sätt. Kunden ska kunna förstå vad de har betalat för. Det kan vara bra att använda faktureringstjänster som gör det enklare att skapa en korrekt och detaljerad faktura.

7. Överenskomna priser och rabatter

Kontrollera att det pris som du och din kund har kommit överens om är korrekt och att eventuella rabatter eller tillägg (frakt, hanteringsavgifter, etc.) är tydligt redovisade.

8. Fakturera vid rätt tidpunkt

När du slutfört tjänsten eller levererat varan: En faktura ska skickas när du har utfört det arbete som kunden beställt eller när varorna har levererats.
Fakturering vid förskottsbetalning: Om du tar en förskottsbetalning innan arbetet påbörjas eller varorna levereras, måste du fortfarande skapa en faktura som motsvarar förskottet.

9. Korrekt momsfria försäljningar eller export

Om du säljer till utlandet eller fakturerar en kund som är momsbefriad, ska det specificeras på fakturan. Du kan också behöva ange att försäljningen är momsfri och varför (t.ex. export eller försäljning inom EU).

10. Arkivera och hantera fakturor korrekt

Spara kopior: Se till att du sparar kopior på alla fakturor för din egen bokföring och framtida referens. Fakturorna måste sparas i minst 7 år enligt bokföringslagen.
System för fakturering: Använd ett faktureringsprogram för att hålla reda på alla dina fakturor och för att skapa professionella fakturor som lätt kan hanteras.

11. Kommunikation med kunden

Tydlig och professionell kommunikation: När du skickar en faktura, är det bra att också skicka ett vänligt meddelande där du tackar för samarbetet och påminner om förfallodatumet. Om det uppstår några frågor från kunden, var snabb med att svara.
Betalningspåminnelse: Om en kund inte betalar i tid kan du behöva skicka påminnelser. Det är bra att göra detta vänligt men bestämt för att undvika att förlora relationen.

12. Automatisera faktureringen

Om du har många kunder eller regelbundna uppdrag, kan det vara bra att automatisera faktureringen. Många faktureringsprogram erbjuder påminnelser och uppföljningar, vilket gör det lättare att hålla koll på dina fakturor och betalningar.

Slutsats:

Att fakturera en kund korrekt och professionellt handlar inte bara om att skapa ett dokument, utan också om att följa lagar och regler som gäller för moms, skatt och betalningsvillkor. Genom att vara noggrann med detaljerna och se till att fakturan är korrekt och fullständig kan du undvika problem och skapa en bra upplevelse för både dig och kunden.